In questo articolo, voglio parlarti di produttività e metodi per riuscire a gestire la tua in maniera efficace, in pochi semplici step.

Probabilmente avrai già letto decine e decine di articoli sulla produttività e su tutto quello che ruota attorno a questo mondo.

Forse ti sarai anche scontrata con qualche fuffa guru che ti da concetti astratti come pseudo-soluzioni ai tuoi problemi di time-management con frasi astratte come “trova il tuo focus”, e “la forza è dentro di te”.

Che poi, in realtà, se vai oltre il mero significato superficiale e cerchi di entrare nel vivo di affermazioni di questo tipo, riuscirai anche a percepirne il senso profondo.

Sì, va beh, starai pensando che sono impazzita. 😊

Beh, oggi voglio parlarti di metodi pratici che mi hanno aiutato concretamente in questi anni, permettendomi di avvicinarmi al mondo del time-management in maniera pratica – e semplice.

Sei pronta?

Iniziamo!

Cosa si intende per produttività?

Cara amica mia, la parola Produttività, secondo il nostro amato Wikipedia, indica l’attitudine a conseguire un risultato superiore rispetto ai mezzi impiegati.

Possiamo dire senza girarci troppo attorno, che è l’obiettivo che ognuna di noi ha, per qualsiasi obiettivo che si pone nel suo percorso di crescita personale o professionale.

Buona parte delle volte purtroppo i nostri obiettivi – a malincuore mi inserisco anche io in questa categoria – sono di gran lunga superiori alle loro reali possibilità di raggiungimento.

Solitamente va tutto in questo modo.

Inizia una nuova settimana – o meglio ancora, un nuovo mese – prendi la tua agenda, ti siedi in un posto rilassato con la tua bella tazza di thè o caffe – che non ci abbandona mai – e scrivi una lunghissima, immensa, indescrivibile lista di tutti i tuoi obiettivi.

La maggior parte delle volte, più che una lista di piacevoli e sfidanti obiettivi è una mera lista della spesa.

“Devo dimagrire 10 kg in due settimane perchè devo entrare nel vestito rosso che devo indossare alla festa di 30 anni della mia migliore amica”.

“Devo lanciare il primo prodotto del mio business digitale e fatturare almeno 2.000 euro nel primo mese di vita del mio progetto”.

(PS. Se vuoi scoprire come conciliare il tuo lavoro a tempo pieno con il tuo side project, leggi questo articolo che ho scritto per te.).

Tralasciando il fatto che dovremmo prima fare un lavoro su noi stesse e riponderare i nostri obiettivi per renderli più in linea con la realtà – ma questa è un’altra storia – vorrei approfondire con te il tema della produttività.

Per raggiungere gli obiettivi che ci prefissiamo, abbiamo bisogno di risorse, principalmente tempo e/o soldi.

produttività tempo e soldi: cosa scegliere?

Meglio i tuoi soldi o il tuo tempo?

Ammettiamolo, anche tu fai parte del team delle persone incredibilmente attente a come spendono i propri soldi.

Appuntiamo le spese su fogli excel, su Kakebo, su tante app diverse – io appunto tutto prima nelle note dell’Iphone e a fine mese trasferisco tutte le spese sul mio Kakebo -.

Ma quando si tratta del nostro tempo e della nostra produttività, difficilmente ci pensiamo due volte.

La buona notizia è che ci sono modi semplici per riprenderti un po’ del tuo tempo.

Ci sono piccole semplici regole che, una volta metabolizzate, ti permetteranno di passare ad una più efficace gestione delle tue ore e delle tue giornate, aumentando in maniera esponenziale la tua produttività.

In questo articolo, voglio parlarti delle regole che hanno avuto più effetto su di me e sul modo di gestire la mia agenda.

Come sempre, sai che sono super aperta al confronto, quindi, non essere timida!

Lasciami un commento o scrivimi una email al mio indirizzo marianna@lamiglioreversioneditestessa.net con i tuoi suggerimenti: creeremo insieme la nostra lista di metodi davvero efficaci!

Uniamo le forze delle fantastiche donne di questa community!

Ma torniamo a noi.

Molto spesso, quando diciamo che siamo poveri di tempo, ciò che in realtà intendiamo è che dobbiamo migliorare la nostra capacità di prendere le decisioni giuste per noi.

Ed è qualcosa che possiamo cambiare.

Pensaci un secondo.

Quante volte hai detto di sì a quella richiesta insensata per te, ma che magari rispondeva alle esigenze del tuo compagno?

Diciamocela tutta, trattiamo tutto come urgente.

Partecipiamo a riunioni inutili, anche più volte al giorno, anche per diverse ore al giorno.

A volte mi capita di trascorrere intere ore attaccata al cellulare aziendale – e sappi che io odio perdere il tempo al telefono.

Ci rifiutiamo di delegare il lavoro per paura che la qualità venga compromessa o di esternalizzare passando l’attività ad un professionista perchè temiamo di spendere “troppi soldi”.

E mi metto anche io in questo team, dal momento che anche io ho preferito costruire questo Blog con le mie mani e le mie sole forze imparando tutto da sola passo dopo passo.

Passi le tue giornate vincolata alle tua casella di posta e al tuo smartphone, magari svolgendo compiti che una macchina – o una semplice automazione – potrebbe svolgere per te.

Voglio svelarti una cosa.

A differenza del denaro, però, il tempo non può essere recuperato.

Te ne parlo a cuore aperto, raccontandoti il mio punto di vista, anche in uno dei primi articoli del blog.

È facile trarre un senso di identità o di status dall’avere così tanto da fare.

Ci fa sembrare donne impegnate, madri instancabili, donne in carriera.

Ma tutto ciò serve davvero?

Alla fine, se ci pensi, quello che si dice spesso è che, quando sarai sul letto di morte, ti pentirai per tutto il tempo che avrai dedicato al lavoro piuttosto che alla tua vita privata, ai tuoi affetti e a ciò che davvero ti rendeva felice. 

E’ per questo che oggi i veri ricchi sono coloro che sono in grado di usare il loro tempo con testa e con saggezza.

Coloro che non lo sprecano scrollando la home di Facebook o di Instagram o passando a lamentarsi delle ingiustizie del mondo.

Pensaci un secondo.

Forse sei una lavoratrice dipendente proprio come me.

Ti chiedo di rispondermi sinceramente.

Davvero trascorri tutte le 8-9 o 10 ore della tua giornata lavorativa da dipendente lavorando davvero?

Immagino che la tua risposta sia simile alla mia.

No.

Beh, la cosa che mi ha aiutato maggiormente a cambiare il mio punto di vista è stato pensare che fosse realmente possibile fare di più, in meno tempo. 

Dai ti sto convincendo.

E non hai ancora visto nulla! 😊

Ho intenzione di aprirti gli occhi su tante tante cose attraverso le mie parole negli articoli di questo Blog.

Ti consiglio di iscriverti alla Newsletter per restare aggiornata su tutte le novità e su tutti i contenuti pazzeschi che ho in programma per te.

Ma torniamo a noi.

Il nostro tempo è prezioso, vero? 😊

Se scegli di riprenderti il ​​tuo tempo, ecco alcuni semplici trucchi per iniziare subito. 

1. Crea delle automazioni

Al giorno d’oggi, tutti i tipi di attività possono essere automatizzate.

Purtroppo, pochi piccoli imprenditori, professionisti ed anche aziende stanno davvero sfruttando le tante risorse e strumenti convenienti e semplici per gestire le micro-attività.

Pensa alla pubblicazione dei contenuti su Facebook o su Instagram.

Se sei una content creator, sei consapevole di tutto il tempo che attività del genere richiedono.

Oggi puoi usare tante app per programmare la pubblicazione dei tuoi contenuti in un’ora esatta del giorno esatto che preferisci.

In questo modo, non dovrai trascorrere il tuo tempo davanti al PC perchè è ora della pubblicazione.

Io ho applicato l’automazione per il lancio del mio primo prodotto digitale, “Curriculum e Cover Letter di successo – Guida pratica”. 

Ho gestito tutta la fase di prelancio e lancio attraverso delle email e dei post già schedulati.

Cosa è successo quando ho aperto le vendite?

Ero al mare a fare il bagno. 😊

PS. Piccolo Spoiler: tra poche settimane riaprirò le vendite al prezzo lancio solo per 5 giorni.

Iscriviti alla lista d’attesa per restare aggiornata sulla data di lancio!

Ma questo è solo un piccolo esempio, oggi puoi automatizzare praticamente tutto!

2. Delega ed esternalizza

Tutte quelle attività che possono essere gestite con un processo ben preciso ma che non possono essere automatizzate dovrebbero perlomeno essere delegate o esternalizzate.

Se si tratta di un’attività a basso rischio, ripetibile e non complessa che qualcun altro può svolgere per te, perché lo stai ancora facendo?

Una delle cose che ha cambiato in maniera assurda il modo in cui guardavo al mio tempo è stato imbattermi in questa tabella, la cui fonte è “80/20 Sales and Marketing,” di Perry Marshall.

Te la spiego in parole povere.

Prendi un foglio di carta e crea 4 colonne o 4 quadranti.

Dividi i quadranti in attività da:

  • 10 euro l’ora
  • 100 euro l’ora
  • 1.000 euro l’ora
  • 10.000 euro l’ora

Poniti questa importantissima domanda: ogni tua attività quanto vale?

Come stai realmente spendendo il tuo tempo?
Attività da 10 euro l’oraAttività da 100 euro l’oraAttività da 1.000 euro l’oraAttività da 10.000 euro l’ora
Fare commissioniRisolvere un problema per un cliente potenziale o esistentePianificare e definire le priorità per la tua giornataMigliorare la tua Value Proposition
Parlare con potenziali clientiParlare con un Prospect qualificato o con un lead caldoNegoziare con un potenziale cliente Creare nuovi prodotti digitali o fisici
Fare le cold callScrivere un’e-mail a potenziali clienti o ai già clientiCostruire il tuo funnel di venditaRivedere la tua comunicazione per essere in linea con la tua mission
Costruire e sistemare cose sul tuo sito webCreazione di test ed esperimenti di marketingValutare i risultati di test ed esperimenti di marketingMettere a terra – e non pianificare di farlo – quell’idea brillante che è apparsa improvvisamente nella tua mente 
Fare note spese o to-do-listGestione delle campagne di marketing pay-per-clickCreare campagne di marketing per generare nuove vendite o aumentare la brand awarenessNegoziare un grande affare
Lavorare sui “social media” (come fa la maggior parte delle persone)Esternalizzare attività semplici con procedureFare social media con estrema competenza (praticamente come un social media manager)Vendere i tuoi prodotti o servizi a clienti e gruppi in un target altospendente
Partecipare alle riunioniLavorare con strategia sui social mediaDelegare compiti complessiSelezionare i membri del team

La domanda che voglio farti adesso è:

quanto tempo della tua giornata dedichi ad attività da 10 euro l’ora e quanto tempo ad attività da 10.000 euro l’ora? 

Un trucco per non farsi prendere dalle solite chiacchiere del tuo cervello che ti dicono che non hai tempo per creare altro tempo?

Ragiona sempre pensando all’interesse composto ed ai suoi benenfici a lungo termine.

Se investi un’ora al giorno del tuo tempo per fare attività da 10.000 euro, in una settimana avrai investito 7 ore.

Non male no?

A te forse sembreranno pochissime, ma ragiona sempre in ottica di interesse composto.

Quali benefici riuscirai ad ottenere in un orizzonte temporale di medio – lungo termine?

A lungo termine, risparmierai in modo esponenziale più tempo di quanto investi.

3. Utilizzare la comunicazione asincrona

Hai presente quelle riunioni lunghissime con almeno 10 persone presenti chiuse nella stessa sala, durante le quali parlano solo due persone ed il resto è li fermo a guardare?

Forse se sei una libera professionista o una imprenditrice – beata te – non ti sarai mai trovata in situazioni del genere, per tua fortuna.

Ma ti assicuro che situazioni di questo tipo sono molto ma molto diffuse in tutte le aziende, piccole o grandi che siano. 

Come potrai immaginare, mi sono sempre un po’ opposta a questo sistema.

Diciamo che una delle cose per cui sono conosciuta è il fatto che le mie riunioni non durano più di 15 minuti.

E sono molto, ma molto rare.

Diciamo che sono dell’idea che se una cosa può essere risolta con una email non ha senso stare ore ed ore attaccati ad un telefono o in una riunione a raccontarsi i propri flussi di pensieri.

Per me questo non è un male necessario, è solo qualcosa di totalmente inefficiente e improduttivo.

Sai cosa ha risolto il mio problema?

Affidarmi alla comunicazione asincrona.

“Lo faccio quando ho tempo”.

Questa è una delle frasi che ripeto più spesso.

Questo mi aiuta tantissimo a non distrarmi dall’attività che sto facendo in quel momento per gestire “l’urgenza” del momento.

Che poi, diciamocela tutta.

La maggior parte delle volte non è mai una vera urgenza.

La realtà è che la maggior parte delle cose non richiede una risposta immediata e che le riunioni non dovrebbero essere utilizzate semplicemente per comunicare informazioni.

A cosa servono allora le email?

Se invece proprio non puoi fare a meno delle riunioni a causa della tipologia di argomento – o perchè i tuoi responsabili sono ancorati ancora a dinamiche del passato – prova a pianificare riunioni più brevi.

Parti dai 15 minuti, se serve, incrementa.

E’ arrivato il momento di dire basta alle riunioni di un’ora, non credi anche tu? 😊

4. Smetti di trattare tutte le decisioni come decisioni importanti

Decisioni di tipo 1 e di tipo 2.

Le conosci?

Sicuramente se sei una fan di crescita personale, ti sarai imbattuta almeno una volta in questo concetto.

Le decisioni di tipo 1 sono scelte importanti, irreversibili e ad alto rischio.

Le decisioni di tipo 2 sono reversibili.

Se sbagli, puoi espiare le tue colpe – va bene anche bevendo un’intera bottiglia di vino – senza che siano stati causati troppi danni.

produttività per raggiungere il successo

La maggior parte delle nostre decisioni sono decisioni di tipo 2 e dovrebbero essere prese rapidamente. 

Meno decisioni vengono trattate come decisioni di tipo 1, meno tempo verrà consumato con riunioni e comunicazioni.

Dai una spinta alla tua produttività

Amica cara, eccoci arrivate alla fine di questo denso articolo sulla produttività e i rimedi per trovare il tempo per fare ciò che realmente amiamo togliendolo ad attività dal poco valore.

Migliorare la propria produttività è uno degli obiettivi che qualsiasi donna con un occhio di riguardo verso la propria crescita personale e professionale si pone.

La parola produttività si presta a tante – troppe- interpretazioni.

Ma quello che ha davvero cambiato il mio modo di guardare alla produttività è stato fare mia questa formula.

PRODUTTIVITA’ = OUTPUT / INPUT

Quando pensi al calcolo della tua produttività, immagina di essere un reparto di un’azienda.

La produttività di quel reparto sarà calcolata come la somma delle pratiche processate diviso le ore spese per lavorarle.

Puoi applicare la stessa formula al calcolo della tua produttività.

Ad esempio, nel tuo lavoro principale o nel tuo side project devi scrivere articoli per il tuo Blog.

Solitamente scrivi articoli di 1.000 – 1.500 parole.

Bene, potresti calcolare la tua produttività considerando il numero di articoli di 1.000 – 1.500 parole scritti in una giornata lavorativa di 8 ore.

In questo modo sarai in grado di calcolare la tua produttività oraria ed il tuo costo orario e riuscire a scegliere su cosa investire il tuo tempo in maniera più ragionata.

Bene, siamo arrivate alla fine di questo articolo – e so che stai pensando che come al solito ho “parlato” tantissimo.

Ora tocca a te!

Vuoi darmi un piccolo ringraziamento per il tempo investito in questo articolo, veeeeeeeero? 🙂

Allora condividi con me e con tutta la community alcune delle attività a valore 10€ e quelle di valore 1.000€ sulle quali sei solita investire il tuo tempo.

Insieme scopriremo come abbandonare o velocizzare quelle da 10€ e come portare al livello successivo quelle da 1.000€!

Forza, mettere in pratica è il modo migliore per assimilare i nuovi concetti! 🙂

Ti aspetto nei commenti,

Un abbraccio,

Marianna

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Chi sono

Ciao, sono Marianna Gaito e sono l’amica che crede in te.
Nel mio blog condivido trucchi e strategie di crescita personale e professionale per donne ribelli che vogliono cambiare il mondo.
Il mio sogno è far comprendere a quante più donne possibili il grande potenziale che ognuna di noi ha dentro di sé.

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